Saiba tudo sobre as melhores práticas para a gestão de consultório

A gestão de consultório é uma prática importantíssima para oferecer um melhor atendimento aos pacientes e melhorar os seus resultados financeiros. No entanto, sabemos que a formação do profissional de saúde, geralmente, não inclui matérias relacionadas à administração.

Por esse motivo, pensamos neste post para ajudar nessa tarefa, trazendo dicas bem práticas que aumentarão a produtividade no consultório. Acompanhe!

Quais são os principais erros na gestão de consultório?

Há alguns equívocos que são muito comuns no gerenciamento cotidiano do consultório. Isso impede que ele alcance uma maior eficiência, além de comprometer as finanças. Vamos explicar alguns deles, a seguir.

Processos de controle insuficientes

O que vemos frequentemente nos consultórios é uma administração pouco sistematizada. Não há um conjunto de processos documentados que são repetidos regularmente. Normalmente, tudo ocorre conforme a percepção da demanda. Por exemplo, o profissional percebe que determinado insumo para um procedimento está perto de acabar. Só então ele faz o requerimento de uma nova compra.

Qual o problema disso? Às vezes, os prazos do fornecedor serão maiores do que a taxa de consumo. Desse modo, você pode ter de cancelar agendamentos e recusar novos pacientes. Além de uma perda de receita importante, isso prejudica a imagem da clínica e leva seus clientes para a concorrência. Afinal, há determinadas ações que não podem ser adiadas.

Também, haverá clientes já fidelizados que ficarão muito insatisfeitos e poderão romper o relacionamento com o consultório. Dependendo do caso, o descontentamento pode ser tão grande, que gera um marketing negativo para a imagem.

Entretanto, o controle não é importante somente no estoque, mas em outras ações:

• controle do perfil de pacientes: saber quantos pacientes foram atendidos em determinado período de tempo, o sexo e o convênio podem ajudar a planejar ações de atração mais focadas;
• agenda inteligente: permite o agendamento digital de uma forma organizada e fácil de visualizar. É possível configurar o disparo de SMS para que o paciente não se esqueça da consulta, reduzindo as faltas. O profissional receberá a agenda previamente por e-mail;
• prontuário personalizado: você terá acesso a modelos de prontuários eletrônicos para facilitar o preenchimento e eles poderão ser modificados conforme a sua necessidade. Assim, é possível ter uma melhor gestão de tempo.

Confusão das finanças pessoais com as do consultório

Outro problema é a confusão das contas pessoais com as do consultório, principalmente para os profissionais que trabalham individualmente. Com isso, vários processos ficam prejudicados:

• o pagamento de despesas fixas, como aluguel e contas de consumo, podem se atrasar. Isso traz gastos com multas e juros;
• o investimento em novas tecnologias e insumos deixa de ser feito, pois nunca sobra capital positivo no caixa;
• como muitos profissionais optam por consultórios em Pessoa Jurídica, a confusão patrimonial pode prejudicar o cálculo dos impostos. Assim, pode haver problemas que geram penalidades;
• pode não haver dinheiro suficiente para a aquisição de insumos em momentos oportunos, entre outros.

Nesse sentido, é preciso entender o consultório como uma empresa independente. Toda a gestão pode ser feita por um sistema automatizado e os saques de lucros, realizados em intervalos periódicos.

Excesso de tarefas manuais

Muitas tarefas manuais significam duas coisas: maiores erros e perda de tempo. Preenchimento de prontuário físico, agendas de papel e controle financeiro no Excel drenam o tempo de um profissional no atendimento e na gestão do consultório.

Assim, acabam provocando atrasos e uma menor produtividade. Afinal, um tempo gasto com o preenchimento de uma planilha poderia ser utilizado em uma consulta e uma consulta que não foi anotada na agenda faz com que dois pacientes venham no mesmo horário.

Quais as melhores práticas de gestão de consultório?

Algumas ações são prioritárias e devem ser implementadas o quanto antes para que você fique mais perto dos seus objetivos.

Gerir o consultório como se fosse uma empresa

Essa é a melhor prática para o profissional de saúde. Isso não significa deixar de humanizar o atendimento. Pelo contrário, é fazer a melhor gestão para evitar atrasos e oferecer os melhores preços aos pacientes. Não há dúvidas de que isso é imprescindível para que eles fiquem mais satisfeitos.

Para isso, algumas ações são necessárias, como:

• planejar o uso de recursos e de tempo de forma otimizada: monitore o tempo de cada consulta e procedimento, veja quais problemas levam a uma menor produtividade e faça uma estimativa realista de quanto tempo eles deveriam levar;
• buscar cumprir as metas, porém, sem reduzir a qualidade do atendimento. Nesse sentido, uma agenda inteligente é essencial;
• fazer o controle de estoque em tempo real: a cada procedimento, dê baixa no que foi gasto para não correr o risco de se esquecer de lançar. Um sistema digital pode facilitar a tarefa com um design amigável e ferramentas de preenchimento rápido;
• separar as finanças do consultório: há softwares voltados para as clínicas que integram várias ferramentas para gerar fluxos de caixa, contas a pagar e a receber, emitir recibos, entre outras tarefas;
• elaborar relatórios e analisá-los, a fim de perceber oportunidades para a melhoria de processos.

Ter e acompanhar indicadores

Para uma boa gestão, é preciso ter metas e objetivos. Nesse sentido, estime os resultados desejados em relação:

• à produtividade: quantas consultas por dia, tempo médio das consultas, taxa de atrasos;
• às finanças: receita, faturamento, lucro bruto e taxa de lucro.

Estabeleça quais são os números prioritários e acompanhe diariamente como eles se encaminham para o cumprimento das metas.

Ver a tecnologia como aliada

Hoje em dia, praticamente todas as empresas estão implementando diversas tecnologias para melhorar o desempenho dos processos. Há ferramentas excelentes no mercado que permitem uma maior padronização dos processos, assim como uma maior agilidade.

Alguns profissionais de saúde apresentam certo receio em utilizá-las. Isso se deve principalmente ao fato de lidarem com dados muito pessoais e cobertos pelo sigilo. Entretanto, não é necessário se preocupar, pois há soluções com tecnologias de segurança de ponta a ponta.

Esse é justamente o caso da ER Clinic:

• ela atende todos os requisitos dos principais protocolos de segurança digital, como o NGS1 da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde e do Conselho Federal de Medicina;
• tem o certificado SSL sob o protocolo HTTPS, considerado o melhor no meio digital;
• gera cópias automáticas de segurança a cada uma hora;
• toda a transmissão de dados é criptografada;
• a conexão segura homologada evita que os dados trafegados entre seu dispositivo e os nossos servidores sejam interceptados;
• os dados são replicados e essas cópias de segurança ficam armazenadas fisicamente em locais geograficamente distantes.

Além disso, o backup de dados pode ser feito na hora que você quiser e será possível baixá-lo no seu computador com toda segurança possível.

Com um sistema completo e protegido como a ER Clinic, a gestão de consultório ficará muito mais simples. Você terá todas as ferramentas para gerenciar recursos, tempo e capital de forma simples e intuitiva. Assim, você poderá otimizar todos os seus resultados.

Quer saber mais sobre as nossas ferramentas e as vantagens que elas trazem para seu consultório? Então, entre em contato gratuitamente via WhatsApp com nossos consultores!